Power BI tutorial week 1: installatie en voorbereiding van Power BI Desktop
Companies that use data effectively are 5x more likely to make better decisions and 6x more likely to be profitable.
— McKinsey & Company
Inleiding
Door: Tim Snoek & Cemal Kiran, Power BI Specialisten bij Heeyoo
Vandaag de dag speelt data een cruciale rol in het behalen van bedrijfsdoelen. Zo becijferde McKinsey & Company in 2016 in het rapport “The Age of Analytics: Competing in a Data-Driven World” dat bedrijven die hun data effectief benutten vijf keer zo waarschijnlijk betere beslissingen namen en zes keer meer kans hadden op winstgevendheid. Dashboards vormen een essentiële schakel in dit proces.
Het doel van deze tutorial is om je stap voor stap door een praktijkvoorbeeld te begeleiden waarin Business Intelligence wordt ingezet. Hiervoor maken we gebruik van Power BI en een dataset van een fictief snoepgoedbedrijf (afkomstig van Kaggle). We kiezen voor Power BI vanwege de volgende redenen:
- Microsoft Power BI wordt door Gartner als leider erkend in Business Intelligence;
- Power BI Desktop is gratis beschikbaar in de Microsoft Store;*
- Heeyoo heeft uitgebreide ervaring met het bouwen van op maat gemaakte dashboards in Power BI.
*Disclaimer: Deze tutorial is specifiek ontworpen voor Power BI Desktop op Windows-systemen, aangezien Power BI Desktop momenteel alleen beschikbaar is voor Windows-gebruikers. Als je een Mac-gebruiker bent, kun je de tutorial niet rechtstreeks uitvoeren. Als je Power BI Desktop wilt gebruiken op een Mac, kun je een virtuele Windows-machine draaien via bijvoorbeeld Parallels of Boot Camp. Wel is het mogelijk Power BI Service via je webbrowser te gebruiken om rapporten en dashboards te bekijken en te delen. Houd er rekening mee dat de functionaliteit van de webversie beperkter is dan die van Power BI Desktop.
Door deze tutorial te volgen, krijg je niet alleen inzicht in de mogelijkheden van Power BI, maar ook praktische handvatten om data effectief in te zetten binnen jouw organisatie.
Om bij het begin te beginnen; na het downloaden van de bronbestanden nemen we je mee in de stappen om Power BI te installeren en klaar te maken om je eerste dashboard te bouwen. Vervolgens passen we enkele instellingen aan en maken we kennis met de interface. Tot slot laden we onze eerste dataset in, die het hart van het uiteindelijke dashboard zal vormen.
Bronbestanden
In deze tutorial zullen we ruwe data omzetten in inzichten. De brondata bestaat uit vijf csv-bestanden. Csv staat voor ‘Comma Separated Value’; een csv-bestand is een simpel tekstbestand waarin gegevens in tabelformaat staan en waarin de waarden worden gescheiden door komma’s, puntkomma’s of andere scheidingstekens. De csv-bestanden kunnen hier worden gedownload als een ZIP-bestand (Candy_Source_Files). Pak de bestanden uit en sla ze op een handige locatie op.
Power BI installeren
De eerste stap in deze tutorial is het installeren van, en vertrouwd raken met, Power BI.
- Navigeer naar de Microsoft Store en zoek naar ‘Power BI’.
- Selecteer ‘Power BI Desktop’ en download de software:
- Volg de installatiestappen.
De eerste stappen in Power BI
- Na de installatie kan de software geopend worden. We kiezen vervolgens voor een Blank report (of Leeg rapport als Power BI in het Nederlands staat ingesteld) om mee te starten:
- Het is aan te raden om het – nu nog lege -rapport meteen op te slaan via File > Save as (of Bestand > Opslaan als). Kies een logische locatie en geef het bestand een duidelijke naam:
In deze tutorial gebruiken we Power BI ingesteld op het Engels.
Mocht Power BI bij jou op het Nederlands, of een andere taal, zijn ingesteld, dan kun je dat als volgt aanpassen: Bestand > Opties en Instellingen > Opties > GLOBAAL: Regionale instellingen. Vervolgens selecteer je “Engels (Verenigde Staten)” als Toepassingstaal:
Na het wijzigen van de taal dien je Power BI opnieuw op te starten.
- Voordat we echt aan de slag gaan, passen we eerst enkele instellingen aan. Navigeer hiervoor naar File > Options and Settings > Options om het volgende menu te krijgen, bestaande uit een GLOBAL en CURRENT FILE-gedeelte:
Let op: de instellingen onder GLOBAL hebben invloed op alle bestanden, terwijl de instellingen onder CURRENT FILE alleen van toepassing zijn op het bestand waarin je op dat moment werkt.
- Onder GLOBAL maken we de volgende aanpassingen:
- Preview features: zorg ervoor dat alle checkboxen zijn aangevinkt op vier na:
- Show the new file saving and open experience
- Create semantic models in Direct Lake storage mode from one or more Fabric artifacts
- TMDL View
- Use user-installed Vertica ODBC driver
- Onder CURRENT FILE maken we de volgende aanpassingen:
- Data load: zorg ervoor dat ‘Autodetect new relationships after data is loaded’ niet is aangevinkt. In deze tutorial zullen we namelijk dieper ingaan op het aanleggen van relaties en dit handmatig uitvoeren. Zet ook ‘Auto date/time’ uit:
- Regional Settings: voor deze tutorial kiezen we ‘English (United States)’ als ‘Locale for import’. De reden hiervoor is dat onze bestanden van Amerikaanse komaf zijn en op deze manier worden zaken als datums en cijfers correct geïnterpreteerd:
- Data load: zorg ervoor dat ‘Autodetect new relationships after data is loaded’ niet is aangevinkt. In deze tutorial zullen we namelijk dieper ingaan op het aanleggen van relaties en dit handmatig uitvoeren. Zet ook ‘Auto date/time’ uit:
Power BI front- en back-end
Nu we de belangrijkste instellingen hebben aangepast kunnen we de interface gaan bekijken. We beginnen met de zogenaamde front-end. Aan de linkerzijde van de interface, in de navigatiebalk, vind je vier iconen. Elk icoon verwijst naar een specifieke weergave:
- Report view: Hier maak en bewerk je rapportpagina’s en visualisaties.
- Table view: In deze weergave kun je de inhoud van je tabellen bekijken en bewerken.
- Model view: Dit geeft een overzicht van de relaties tussen tabellen in je datamodel.
- DAX query view: Hiermee kun je DAX-query’s schrijven en testen om specifieke berekeningen of datavragen uit je model op te halen (DAX, of Data Analysis Expressions, is een formuletaal voor berekeningen in Power BI). Deze weergave is niet altijd zichtbaar, maar kan worden ingeschakeld bij het schrijven en testen van DAX-query’s (via de instellingen of de Advanced Query Editor).
Voordat we in de front-end aan de slag kunnen, hebben we uiteraard data nodig om mee te werken. Het inladen van data gebeurt in de back-end, die in Power BI uit de Power Query bestaat. Deze week zullen we ons beperken tot het laden van één enkel bestand.
- De eerste stap is om naar het Get data-menu te navigeren. Daar vind je een hele lijst met mogelijke databronnen. In deze tutorial focussen we ons op csv-bestanden, al laten we ook kort zien hoe je bijvoorbeeld een database kunt koppelen. Volg de onderstaande stappen om een Tekst/csv-bestand in te laden:
- Zorg dat je in het Home-menu bent.
- Selecteer de drop-down onder Get data
- Selecteer Tekst/CSV
- Klik op Connect
- In de map met bronbestanden voor deze tutorial, selecteer je Candy_Sales.csv. Dit bestand vormt de zogenaamde Feitentabel van het datamodel; een begrip waar we later in de tutorial dieper op ingaan:
- In het volgende venster krijg je alvast een preview van de data te zien. Het is mogelijk om de data direct in te laden (‘Load’), maar het is slimmer om voor Transform Data te kiezen. Deze optie start de Power Query op waarin we de data kunnen bekijken en – indien nodig – transformeren, voordat deze wordt geladen:
- Een nieuw venster opent met de Power Query. Later in deze tutorial gaan we uitgebreid in op de stappen die je in deze omgeving kunt uitvoeren, maar voor nu is het enige dat we doen de naam van de tabel wijzigen. Aangezien al onze bestanden beginnen met ‘Candy_’, kunnen we de tabel hernoemen naar ‘Sales’:
- Nadat dit voltooid is, klikken we op Close & Apply om de data in de front-end te laden en de Power Query te sluiten:
- We keren nu terug naar de front-end waar je de ingeladen data kunt terugvinden onder Table View. Hier vinden we verder het Data-paneel, waarin we de Sales-tabel (voorlopig de enige ingeladen dataset) kunnen uitvouwen, zodat we alle kolommen van de tabel onder elkaar zien:
- De tabel is ook schematisch te zien onder Model View:
Power BI afsluiten
Ten slotte slaan we ons werk op en sluiten we Power BI Desktop af. In deze eerste week hebben we kennis gemaakt met Power BI, onze eerste dataset geïmporteerd, en daarmee de eerste stap gezet richting meer inzicht in onze bedrijfsdata. Tot volgende week, dan gaan we verder met het verbinden van verschillende databronnen!
Nieuw in Power BI en weet je niet waar te beginnen? Neem gerust contact op, onze Power BI Specialisten denken graag met je mee.
