In vier stappen naar het perfecte dashboard

De stappen naar het perfecte dashboard

Als je op zoek bent naar een dashboard kom je vaak legio templates tegen. Deze kunnen in sommige situaties handig zijn, maar het is belangrijk om te realiseren dat een goed dashboard geen one-size-fits-all is. Iedere organisatie is uniek en is daarmee voor het krijgen van strategische inzichten het meest gebaat bij een dashboard op maat. Om zo’n dashboard te creëren doorlopen we met onze klanten de volgende vier stappen:

1. Analyse requirements

Bij deze stap brengen we in kaart naar welke inzichten men op zoek is en definiëren we wat er moet worden gebouwd. We zien in deze fase in de praktijk twee verschillende situaties. In het eerste geval is het nog niet precies duidelijk welk probleem men wil oplossen. Om dit helder te krijgen gaat een Business Analist aan tafel met verschillende stakeholders om uit te vragen wat men nodig heeft: wat houden de werkzaamheden in, hoe zien de bijbehorende processen eruit en welke informatie en inzichten zijn hierbij belangrijk om te hebben? Op basis hiervan brengt de Analist een advies uit met een opzet van de requirements die het fundament vormen van het dashboard.

In de tweede situatie is al duidelijk wat de behoefte van de organisatie is en welke inzichten een specifieke afdeling of functie nodig heeft. Hierbij gaat een Data Analist direct met de betrokkenen aan de slag. In dit proces gaat het onder meer om het uitwerken en toelichten van de terminologie en het vertalen van vakjargon naar technisch meetbare KPI’s. Zo zul je voor een finance dashboard moeten vaststellen wat de exacte definitie is van winst. Hoe wil je dit in kaart brengen? Gaat het om de cijfers per jaar, kwartaal, in welke valuta, per vestiging, per salesmedewerker of de omzet gerelateerd aan het aantal uur dat iemand werkt? Als je dit duidelijk hebt weet je ook welke calculaties je zult moeten opnemen in het dashboard.

2. Verzamelen en modelleren van de data

Als de requirements duidelijk zijn dan is het belangrijk te kijken welke data je nodig hebt voor het dashboard. Waar staat deze data, in een datawarehouse of bijvoorbeeld alleen in de applicatie die de financiële afdeling gebruikt? Ook is het essentieel om stil te staan bij de kwaliteit van de data. Je inzichten zijn immers zo sterk als de kwaliteit van je data: ‘garbage in = garbage out’. Verder bekijken we of de databronnen die nodig zijn gekoppeld kunnen worden en wie verantwoordelijk is voor de data. Om dit alles goed in kaart te brengen is bij deze stap doorgaans een Data Engineer of Data Architect betrokken.

Zodra de definities goed en in zelfde taal staan gaat een Data Analist aan de slag met het modelleren van de data en kunnen er relaties worden gelegd tussen de data. Bij deze stap gaat het erom een toekomstbestendig model te maken waarmee je ook kunt inspelen op verzoeken die wellicht in een later stadium komen. Als de eerste versie van een dashboard wordt opgeleverd zien mensen vaak de toegevoegde waarde en komen er dikwijls vragen of we nieuwe elementen kunnen toevoegen of dat we ook een dashboard voor een andere afdeling kunnen bouwen. Als je model goed staat, dan kun je hier beter op voortbouwen.

3. Bouwen van het dashboard

Nu wordt het pas echt leuk! Bij deze stap gaan we aan de slag met het daadwerkelijk bouwen van het dashboard. Hierbij wordt over alle facetten nagedacht en kijken we naast de technische aspecten ook nadrukkelijk naar het ontwerp van de user experience (UX) en user interface (UI). Het gaat erom de data op een gebruiksvriendelijke en begrijpelijke manier te presenteren. De dashboards moeten aansluiten bij hoe mensen werken en wat ze nodig hebben. Zo zorgen we dat de juiste filters zijn ingebouwd, de benodigde gegevensbronnen worden gecombineerd en configureren we wie welke informatie te zien krijgt.

Verder besteden we veel aandacht aan het design. Het is al lang niet meer vanzelfsprekend om een dashboard te ontwerpen in de kleuren van de huisstijl van een organisatie. Ook de kleuren en vormen moeten functioneel zijn en ondersteunend aan de data die je presenteert. Om hierbij goed te kunnen adviseren hebben we bij Heeyoo een interne opleiding waarbij onze Data Analisten zich verdiepen in UX design. Ook maken we gebruik van onderzoeken die we hebben gedaan op dit gebied. Met deze kennis onderbouwen we waarom we bij bepaalde inzichten juist kiezen voor de kleur blauw of om een tabel te tonen en geen pie chart. Het resultaat is een dashboard wat op een duidelijke en overzichtelijke manier een concreet verhaal vertelt. Anders voeg je geen waarde toe en krijg je het zoveelste, standaard dasboard.

4. Embedden in de organisatie

Als het dashboard af is klikken we niet klakkeloos op ‘publish’ om het project af te ronden. Het is belangrijk dat bij dit soort projecten de technische mensen die het bouwen in gesprek blijven met de eindgebruikers. Het opleveren van een dashboard volstaat ook niet met een mailtje met een link erin. Je moet mensen echt meenemen in wat je hebt gebouwd en laten zien hoe het hun werkende leven makkelijker kan maken. Je kunt deze laatste stap dan ook zien als een fase van overdracht. Het goed embedden van een dashboard binnen de organisatie en het enthousiasmeren van de gebruikers, is voor de organisatie essentieel om de adoptie te verhogen en uiteindelijk waarde uit de oplossing te halen. Daarom zijn soft skills bij techneuten ook een niet te onderschatten meerwaarde bij dit soort projecten.

Hoe ziet het tijdspad eruit?

Een simpel dashboard kun je in twee weken bouwen. Als je echter het hele proces goed wilt doorlopen en een toekomstbestendig dashboard bouwt op basis van een zorgvuldige inventarisatie van de requirements, heb je gemiddeld drie maanden nodig. In dit geval is de data-infrastructuur en het datawarehouse op orde. Als dit ook opnieuw moet worden ingericht zal het project langer in beslag nemen. Wel kunnen we hier als Heeyoo sneller in schakelen, omdat we ook deze disciplines in huis hebben en eenvoudig gespecialiseerde Data Architecten, Data Engineers en Data Analytics-experts kunnen toevoegen aan het project.

Do’s & don’ts

Last but not least: wat moet je nu juist doen of laten als je aan de slag gaat met een dashboard? Als uitsmijter benadrukken we nog graag deze do’s & don’ts:

• Probeer niet alles op te lossen met één dashboard. Door te veel zaken in een dashboard samen te brengen, creëer je juist onduidelijkheid en verwarring en weten mensen niet meer waar ze hun inzichten kunnen vinden. Kies daarom liever voor specialistische dashboards, bijvoorbeeld alleen voor marketing of HR. Zo krijg je ook gedurende het bouwen als daarna meer commitment van de eindgebruiker.
• Sta voldoende stil bij de data. Data is het fundament van je inzichten. Als je je nadrukkelijk richt op het eindproduct en te snel voorbijgaat aan de data klopt de basis niet. Langer stilstaan bij deze stap betaalt zichzelf uiteindelijk altijd terug.
• Houd rekening met de manier waarop en de omgeving waarin dashboards worden gebruikt. Een bedrijf met buitendienstmedewerkers zal veel waarde hechten aan beschikbaarheid van het dashboard op een smartphone of tablet.
• Besteed voldoende aandacht aan details als kleuren en vormen. Deze hebben veel impact op de gebruiksvriendelijkheid en de adoptie van het dashboard.
• Focus op security en autorisatie. Bedenk bij het inrichten van het dashboard altijd wie welke data mag zien. Zo is het logisch dat een Financieel Directeur geautoriseerd is voor andere data dan een stagiair op de finance-afdeling. Zet hiervoor stevige kaders.