Power BI tutorial week 10: buttons & bookmarks

Nadat we vorige week interactieve elementen aan ons dashboard hebben toegevoegd, richten we ons op deze week op het gebruik van Buttons en Bookmarks. Hiermee kun je interactieve en dynamische dashboards creëren die niet alleen informatief zijn, maar ook gebruiksvriendelijk. Met Buttons voeg je acties toe aan je rapport, zoals het navigeren tussen pagina’s, resetten van filters of tonen van extra informatie. Bookmarks slaan de huidige staat van een rapport op, inclusief zichtbare visuals, geselecteerde filters en slicers. Door Buttons en Bookmarks te combineren kun je intuïtieve navigatie, pop-upvensters en interactieve scenario’s bouwen. Ideaal voor het verbeteren van de gebruikerservaring in jouw rapporten.

Het toevoegen van Buttons & Bookmarks

De eerste button die we gaan toevoegen is een ‘Information’-button. Wanneer je hierop klikt, verschijnt er een informatievenster met uitleg over de drill-though-functionaliteit van de Products per Division (2024 YTD)-matrix op de pagina.

1. Open het rapport waar we vorige week aan hebben gewerkt en navigeer naar de Overview-pagina.
2. Voor het toevoegen van een Button navigeer je naar Insert > Buttons. Hier zie je een overzicht van de verschillende beschikbare Button-types . We kiezen vervolgens de Information-button.

1. De geselecteerde Button verschijnt linksboven in het werkveld:

1. Laten we eerst de kleur aanpassen. Selecteer de Button en open rechts het Format button-paneel. Ga naar Button style, klap het Icon-submenu open en maak de button donkergeel (#D9B300).
2. Daarna verplaatsen we de knop naar de juiste plek: links naast de titel van de Products per Division (2024 YTD)-matrix. Ook passen we de grootte aan, zodat die mooi binnen het ontwerp past.

Op dit moment is de button nog slechts een icoon. Er gebeurt nog niks als je erop klikt.  Om dat te veranderen, doen we het volgende:

1. Ga in het Format button-paneel naar Action en zet deze aan. Kies bij het type voor ‘Bookmark’. Dit zorgt ervoor dat de button naar een ‘bookmark’ zal navigeren zodra we die hebben en ingesteld.

1. Nu gaan we een tekstbox met de instructies invoegen en opmaken. Deze zal verschijnen wanneer je op de informatieknop klikt.
2. Voeg een Textbox toe via Insert > Textbox.
3. Pas de layout aan via Format:
   1. De kleur van de background blijft wit, maar zet Transparency op 5%.
   2. Kleur van de Visual border: donkergeel (#D9B300) (waarschijnlijk ook nog te zien bij Recent colors).
   3. Zet de rounded corners op 5 px.
4. Dubbelklik in de tekstbox en voeg de volgende tekst toe:
   Klik met de rechtermuisknop op een X
   Product Name > Drill-through > Product Detail om gedetailleerde info per product te zien. 
5. Pas de grootte van de tekstbox aan zodat de instructies netjes in beeld staan. Zorg er ook voor dat er rechtsboven ruimte is voor een kruisje (X). Hier gaan we straks een extra button overheen leggen waarmee de gebruiker het venster weer kan sluiten. Zorg dat het uiteindelijke resultaat er ongeveer zo uit komt te zien:

1. Plaats de tekstbox vervolgens op de gewenste plek: direct naast de informatieknop, over de matrix heen.

Nu we een button hebben toegevoegd en een actie hebben ingesteld, moeten we ervoor zorgen dat de juiste bookmark aan de button gekoppeld wordt. Open Bookmarks en Selection in View in de taakbalk.

Er openen rechts nu twee panelen: Bookmarks en Selection. Hierin staan alle bookmarks en elementen die voor deze pagina bestaan. Bookmarks is leeg terwijl Selection een groot aantal elementen bevat (feitelijk elke visual, card, tekstbox, etc.):

1. Geef ‘tekst box’ een ander naam: ‘Drill-through i-textbox’ door dubbel te klikken op Textbox. Tip: door een element te selecteren in dit submenu, zal het element ook in het werkveld geselecteerd worden en vice versa. Dit kan handig zijn wanneer je meerdere elementen van hetzelfde type hebt en er even snel eentje wilt identificeren. In theorie zou je elk element zelfs een unieke naam kunnen geven; dit is een goed idee als je heel veel bookmarks en interacties van plan bent op te zetten.
2. Voeg nu een Blank button toe, via Insert > Buttons > Blank.
3. Wijzig de naam van deze button via het Selection paneel in Blank button.
4.  Sleep de blank button precies over de ‘X’ in de Drill-through i-textbox.
5. Verberg de Drill-through i-textbox door op het oogje te klikken (‘Hide’):
6. Maak in het Bookmarks-paneel een nieuwe bookmark aan met Add. Geef deze de naam Hide Text Box.

Nu gaan we een bookmark aanmaken die ervoor zorgt dat de tekstbox zichtbaar wordt:

1. Hiervoor klikken we op het doorgestreepte oogje naast Drill-through i-textbox in het Selection-paneel.
2. Maak een nieuwe Bookmark aan en noem deze Show Text Box.
3. Als je nu beide bookmarks bekijkt, zie je dat bij Hide Text Box het tekstvak verdwijnt, terwijl deze bij Show Text Box weer zichtbaar wordt.
4. We schakelen Data uit voor beide bookmarks door op drie puntjes te klikken en Data uit te vinken. Dit zorgt ervoor dat de data die op dat moment wordt getoond, niet wijzigt. Met andere woorden: de bookmarks leggen echt alleen vast of de teksbox wordt getoond of niet en niet eventuele toegepaste filters op de visuals. Hiermee kun je gemakkelijk de visuals blijven gebruiken terwijl er andere schermen (bookmarks) worden getoond.

De buttons en bookmarks zijn gemaakt. Nu willen we deze elementen activeren. Dat doe je als volgt:

1. Klik op de Button: .
2. Open het Format-paneel aan de rechterklant en navigeer naar Action.
3. Selecteer onder Bookmark: Show Text Box.
4. Klik op de Blank button: .
5. Open weer het Format-paneel aan de rechterklant en navigeer naar Action en zet deze aan.
6. Selecteer onder Type: Bookmark.
7. Selecteer onder Bookmark: Hide Text Box.

Test met Ctrl + linkermuisknop op beide buttons om te controleren of de tekstbox verschijnt en verdwijnt zoals bedoeld. We passen vervolgens de layout van de Blank button aan, zodat deze ook daadwerkelijk onzichtbaar wordt:

1. Selecteer de Blank button.
2. Open Button style in het Format button-paneel.
3. Schakel Border uit.

Tot slot willen we kunnen terugkeren naar de standaardinstellingen van de Overview-pagina. Daarvoor zullen we een button maken om de instellingen met één muisklik te kunnen resetten. Ook voegen we een tekst toe die dit toelicht:

1. Voeg een Text box toe via Insert > Text box.
2. Voer de volgende tekst in:
   CLICK ON ARROWTO RESET:
3. Voeg een Reset-button toe via Insert > Buttons > Reset.
4. Wijzig in het Selection paneel de naam van Button naar Reset.
5. Plaats de Reset-button en Text box rechtsboven naast het Heeyoo logo:

Nu zullen we de Reset-button voorzien van een actie. We willen namelijk dat de pagina terugkeert naar wat we ‘standaardinstellingen’ noemen. In ons geval kiezen we ervoor om beide Year-slicers op ‘2024’ in te stellen, zodat standaard de cijfers van het huidige jaar worden getoond.

1. Selecteer in beide Year slicers 2024. Zorg er verder voor dat er geen andere selecties zijn gemaakt; er niets is geselecteerd in de Division-slicer en dat de Products per Division (2024 YTD)-matrix volledig is uitgevouwen.
2. Maak een nieuwe Bookmark Wijzig de naam hiervan naar Reset.
3. Nu behouden we Data wel, controleer dit via de drie puntjes. Data dient aan te staan.
4. Selecteer de Reset-button.
5. Navigeer nu naar Format paneel en zet Action
6. Klap Action open en geef Type: Bookmark.
7. Selecteer onder Bookmark: Reset.

Controleer nu of de instellingen goed staan. Bijvoorbeeld: Selecteer in een van de Year-slicers  een ander jaartal dan 2024 en klik op Reset (Ctrl + linkermuisknop). Je zult zien dat de pagina terugkeert naar de standaardinstellingen, waaronder de selectie van 2024 in de Year-slicers. We passen de layout aan:

1. Selecteer de Textbox.
2. In het Format-paneel schakel Background
3. Geef het lettertype een witte kleur en maak het Bold:

1. Selecteer de Reset knop en open Button style in Format.
2. Ga onder State Default naar Icon: geef Line color de kleur wit.
3. Selecteer State On hover eneef Line color de kleur #D9B300.
4. Doe dit ook voor State On press.

Dit is het resultaat voor de Overview-pagina:

Nu gaan we verder met de navigatie balk, waarin we een wisselwerking tussen de pagina’s instellen.

1. Ga naar de Start pagina.
2. Voeg drie Blank buttons toe via Insert > Buttons > Blank.
3. Sleep deze op Overview, Product detail en Customers:

Nu zorgen we ervoor dat de Blank buttons gaan werken.

1. Selecteer Overview en open Format button aan de rechterzijde.
2. Zet Action aan.
3. Selecteer onder Type: Page navigation.
4. Selecteer onder Destination: Overview.

Controleer of de navigatie goed werkt door op Overview te klikken (Ctrl + linkermuisknop). Doe dit ook voor de andere twee knoppen. Vergeet niet terug te keren naar de Start pagina.

Deze buttons zijn nog niet ‘Blank’. Laten we dat ook doen. Voer voor alle drie de buttons de volgende stappen uit:

1. Selecteer de button en open Format button aan rechterzijde.
2. Schakel Border uit in Button style.

Deze navigatiebalk is nu ingesteld vanuit de Start pagina. We doen dit ook voor de andere pagina’s:

1. Open de Overview
2. Voeg hier drie Blank buttons, toe voor Home, Product Detail en Customers.
3. Stel de navigatie-acties in zoals hierboven beschreven.
4. Maak de buttons visueel leeg (geen border, icon, etc.).
5. Herhaal de stappen zoals die beschreven zijn ook bij de andere pagina’s.