Power BI tutorial week 5: introductie tot DAX en measures

Inleiding

Vandaag de dag speelt data een cruciale rol in het behalen van bedrijfsdoelen. Zo becijferde McKinsey & Company in 2016 in het rapport “The Age of Analytics: Competing in a Data-Driven World” dat bedrijven die hun data effectief benutten vijf keer zo waarschijnlijk betere beslissingen namen en zes keer meer kans hadden op winstgevendheid. Dashboards vormen een essentiële schakel in dit proces.

Het doel van deze tutorial is om je stap voor stap door een praktijkvoorbeeld te begeleiden waarin Business Intelligence wordt ingezet. Hiervoor maken we gebruik van Power BI en een dataset van een fictief snoepgoedbedrijf (afkomstig van Kaggle). We kiezen voor Power BI vanwege de volgende redenen:

• Microsoft Power BI wordt door Gartner als leider erkend in Business Intelligence;
• Power BI Desktop is gratis beschikbaar in de Microsoft Store;*
• Heeyoo heeft uitgebreide ervaring met het bouwen van op maat gemaakte dashboards in Power BI.

*Disclaimer: Deze tutorial is specifiek ontworpen voor Power BI Desktop op Windows-systemen, aangezien Power BI Desktop momenteel alleen beschikbaar is voor Windows-gebruikers. Als je een Mac-gebruiker bent, kun je de tutorial niet rechtstreeks uitvoeren. Als je Power BI Desktop wilt gebruiken op een Mac, kun je een virtuele Windows-machine draaien via bijvoorbeeld Parallels of Boot Camp. Wel is het mogelijk Power BI Service via je webbrowser te gebruiken om rapporten en dashboards te bekijken en te delen. Houd er rekening mee dat de functionaliteit van de webversie beperkter is dan die van Power BI Desktop.

Door deze tutorial te volgen, krijg je niet alleen inzicht in de mogelijkheden van Power BI, maar ook praktische handvatten om data effectief in te zetten binnen jouw organisatie.

Het aanmaken van onze eerste expliciete measure

Een van de meest gebruikte toepassingen van DAX is het aanmaken van expliciete measures. Dit is dan ook wat we nu gaan doen.

1. Open het .pbix bestand van vorige week en navigeer naar de Report view. Als het goed is zie je hier de twee visuals staan. Je kunt ze eenvoudig naar een andere plek slepen, maar voor nu zetten we ze even linksonder op de pagina.

1. Zoals we vorige week al zagen, maakt Power BI in deze visuals automatisch zogenaamde impliciete measures Dit is een standaard aggregatie (zoals Som, Gemiddelde, etc.) die ontstaan zodra je een numerieke kolom in het Values-veld van een visual sleept. Je herkent het makkelijk: selecteer de visual, ten vervolgens klik op het visualicoontje en je ziet dat bij Values bijvoorbeeld het unieke aantal orders (‘Count Distinct’) wordt geteld:

1. Het wordt echter sterk aangeraden om zoveel mogelijk expliciete measures te gebruiken in de visuals. Hier komt DAX om de hoek kijken. Expliciete measures zijn namelijk door de gebruiker gedefinieerde berekeningen met DAX. Het grote voordeel? Je hebt er veel meer controle over en je kunt ze overal in je rapport gebruiken. In tegenstelling tot impliciete measures, die alleen werken binnen de visual waarin je ze hebt aangemaakt, zijn expliciete measures dus flexibel en herbruikbaar. Laten we als voorbeeld de expliciete measure Total Orders nemen. Er zijn verschillende plekken in de interface van Power BI Desktop waar je dit kunt doen, maar wij doen het in de Report View.
2. Navigeer naar New Measure en volg de stappen in de screen recording. Voer de onderstaande formule in. Je kunt ervoor kiezen de formule simpelweg te kopiëren en te plakken of om deze handmatig in te voeren (zie hiervoor de volgende bullet):

Total Orders =
DISTINCTCOUNT(
 Sales[Order ID]
)

Een beetje achtergrond; de globale opbouw van een measure is als volgt:

Naam Measure = 
FORMULE(
Naam Tabel[Naam Kolom]
)

Mocht je zelf de measure handmatig willen invoeren, let dan op het volgende:

1. Het is handig om de verschillende componenten van de measure over verschillende regels te verdelen. Dat doe je door op ‘shift + Enter’ te drukken om naar de volgende regel te gaan.
2. Begin met het invoeren van de naam van de measure (Total Orders), gevolgd door een ‘=’. Druk daarna weer op ‘shift + Enter’ om op de volgende regel verder te gaan.
3. Voor deze measure willen we het unieke aantal Order IDs tellen, dus kiezen we voor de ‘DISTINCTCOUNT’ formule. Hierbij kun je gebruik maken van de autocomplete-functionaliteit: zodra je enkele letters hebt getypt, stelt Power BI je automatisch een aantal functies voor. Gebruik de pijltjestoetsen om naar de juiste functie navigeren en druk op ‘Tab’ om deze te selecteren.
4. Hierna volgt de Tabelnaam (Sales), gevolgd door de naam van de specifieke kolom (OrderID) tussen vierkante haken. Ook hier kun je weer gebruik maken van de autocomplete-functie.
5. Klaar? Druk op ‘Enter’ en je measure is aangemaakt.
   

Het aanmaken van de tweede measure

1. Laten we nog een measure toevoegen die de totale omzet voor ons zal berekenen: Revenue. De DAX-formule voor deze measure ziet er iets complexer uit dan de die van de vorige measure:

Revenue =
SUMX(Sales, Sales[Units]
*
RELATED('Product'[Unit Price]))

1. Let op dat we eerst de Measure Tabel selecteren voordat we op New measure klikken, zodat de measure direct in de juiste tabel wordt opgeslagen.

1. Na het aanmaken van de measure formatteren we deze meteen op de volgende wijze:
   1. Format: Currency
   2. Komma als duizend-separator (klik deze knop aan)
   3. 0 decimalen

Laten we nog even inzoomen op wat er gebeurt in deze measure:

• SUMX is een iteratieve functie in DAX, wat betekent dat deze rij voor rij door de opgegeven tabel (in dit geval de Sales-tabel) loopt. In dit geval door de Sales-tabel. Dit betekent dat de functie niet gewoon een som maakt van de waarden in een kolom, maar een berekening uitvoert voor elke rij en vervolgens de resultaten van deze berekeningen optelt.
• In de Sales-tabel wordt voor elke rij het aantal Units vermenigvuldigd met de bijbehorende Unit Price van het product. Echter, omdat Unit Price niet in dezelfde tabel staat, wordt hiervoor de RELATED functie gebruikt.
• RELATED haalt de waarde van de [Unit Price] op uit de Product-tabel, waarbij de relatie tussen de twee tabellen wordt gebruikt.

Het mooie aan Power BI is dat je een measure direct in het canvas van de Reporting view kunt slepen. Power BI kiest dan automatisch een geschikte visual. In dit geval is dat de Card-visual en dat is precies wat we willen. De Card-visual is ideaal om een enkele samengevatte waarde weer te geven, zoals een zogenaamde KPI (Key Performance Indicator). Hier toont de kaart de totale Revenue ($142K, waarbij K staat voor duizend).

Invoegen en opmaken van een lijndiagram

We sluiten deze week af met het toevoegen van nog een visual. We willen graag zien hoe de omzet zich in de loop van de tijd ontwikkelt. Daarvoor is een Line chart meestal de beste keuze.

1. Laten we die dan ook invoegen via het inmiddels bekende Insert-menu. Vervolgens voegen we meteen velden toe:
   1. Y-axis: sleep hierin de Total Revenue-measure.
   2. X-axis: laten we eens beginnen met het Date-veld uit de Date-tabel te selecteren.

1. De resulterende visual ziet er als volgt uit. Een handig trucje: zodra je de visual geselecteerd hebt en het datapaneel is uitgevouwen, zie je in één oogopslag welke velden er geselecteerd zijn, omdat daar een groen vinkje naast staat:

1. We zien nu dat de omzet per dag wordt getoond. In sommige gevallen kan dat relevant zijn, maar voor deze pagina zijn we meer geïnteresseerd in de algemene trend over een langere tijdsperiode. Nu komen de extra kolommen die we in week 3 hebben toegevoegd aan de Data-tabel goed van pas. Door het Date-veld te vervangen door het Start of Month-veld, krijgen we een lagere resolutie van onze omzet te zien:

1. Wat resteert is het opmaken van deze grafiek. Een truc (die helaas niet perfect werkt) die je kunt gebruiken is de Format painter-optie die we onder Home vinden. Hiermee kun je de opmaak van visual 1 kopiëren en die op visual 2 toepassen. Het werkt als volgt:
   1. Selecteer visual 1 (bron)
   2. Selecteer Format painter
   3. Selecteer visual 2 (doel)

1. We komen een heel eind dankzij de Format painter. Helaas zijn de gridlines nog wel actief, dus die zetten we uit:

1. Als het goed is ziet de pagina er nu zo uit. Inmiddels hebben we twee expliciete measures gecreëerd en twee visuals geconfigureerd. Een aardig basisrapport al!